CTA — Kullanıcı Kılavuzu

1

Başlarken

İlk gününüzde sırasıyla: hesabınızı oluşturun, ekibinizi davet edin ve ilk çalışmanızı açın. CTA çok-kiracılıdır; kurumunuzun verisi kendi çalışma alanında tutulur.

1

Hesap oluşturun

Kayıt sayfasından (Uygulamaya Git → Kayıt) e-posta ile hesap açın. Kurumunuzun çalışma alanı ilk kayıtla birlikte oluşur.
2

Ekibinizi davet edin

Ayarlar → Ekip üzerinden e-posta ile üye ekleyin ve rollerini atayın (aşağıdaki rol tablosu).
3

İlk çalışmayı oluşturun

Dashboard → Yeni Çalışma. Çalışma, tüm belgelerin, analizlerin, bütçenin ve ödeme kayıtlarının çerçevesidir.

Çalışma kartı alanları

Alan	Açıklama
Çalışma Adı *	Örn. “Faz III Kardiyoloji Çalışması — Ankara EAH”.
Protokol No	Sponsor protokol kodu (örn. CT-2026-041). Sözleşme–protokol süre uyumu kontrolünde kullanılır.
Faz · Sponsor · Hastane / Araştırma Merkezi	Çalışmanın kimlik bilgileri; listelerde ve çıktılarda görünür.
Hasta Sayısı · Ziyaret Sayısı	Ziyaret şemasından (SoA) otomatik bütçede “hasta × ziyaret” hesabının temeli.
KDV Oranı (%) varsayılan 20	İstisna belgeli çalışmalarda 0 girin. Tüm brüt hesapları ve self-audit KDV kontrolü bu değerden doğrulanır.
Tarife Çarpanı varsayılan ×10	Kamu hastanelerinde klinik araştırma fiyatlandırmada standart çarpan 10'dur. Birim fiyat = tarife × çarpan.

İpucu: KDV oranı ve tarife çarpanı, tüm bütçe ve fiyat kontrol hesaplarının temelidir. İkisini çalışma oluştururken doğru girin; sonradan çalışmayı düzenleyerek de güncelleyebilirsiniz.

Roller

Rol	Neler yapabilir
Sahip	Her şey: çalışmalar, belgeler, analizler, bütçe, ödeme takibi ve ekip/ayar/maskeleme yönetimi.
Hukuk Danışmanı	Çalışma, belge yükleme, analiz başlatma, bulgu değerlendirme (kabul/yoksay), revizyon notları, danışmanlık sohbeti.
Finans	Bütçe düzenleme, ödeme/fatura kayıtları, çıktı üretimi (Excel/DOCX/PDF) ve analizleri görüntüleme.
Görüntüleyici	Yalnızca okuma. Değişiklik yapamaz, çıktı üretemez.

2

Belgeler

Çalışma sayfasında Tür seçip dosyayı yükleyin. Sözleşmeler için yön ve kapak notu istenir; her yükleme otomatik olarak revizyon geçmişine bir tur olarak kaydedilir.

Belge türleri

Tür	Biçim	Yüklemeden sonra ne olur
Sözleşme (CTA)	PDF / DOCX	Yön seçimi yapılır (⬇ Gelen / ⬆ Giden) + karşı taraf + kapak notu → otomatik v1, v2… tur kaydı ve belge ayrıştırma. Analiz hattı bu sözleşmelerle başlatılır.
Ziyaret Şeması (SoA)	XLSX	Doğrudan işlenir; çalışma sayfasında “Şemadan Bütçe Oluştur” düğmesi belirir (bkz. Bölüm 4).
Bütçe Eki	PDF / DOCX	Ayrıştırılır; bütçe–KST eşleşmesi kontrolünde kullanılır.
KST / Tarife	PDF / DOCX	Ayrıştırılır; fiyat kontrolündeki beklenen tutarların karşılaştırma kaynağıdır.
Protokol	PDF / DOCX	Ayrıştırılır; sözleşme–protokol süre uyumu kontrolünde kullanılır.
Diğer	PDF / DOCX	Ayrıştırılır ve arşivlenir.

Dosya sınırları

PDF ve DOCX için en fazla 50 MB. Ziyaret Şeması (SoA) xlsx biçiminde yüklenir.

Yön ve kapak notu

⬇ Gelen (karşı taraftan bize) / ⬆ Giden (bizim gönderdiğimiz) + karşı taraf adı ve kısa kapak notu. Her tur zaman çizelgesinde bu bilgilerle görünür.

Taranmış (görüntü) PDF: sistemin OCR özelliği yoktur. Yalnızca taranmış görüntü içeren PDF'ler “OCR Gerekli” durumuyla işaretlenir ve metinleri ayrıştırılamaz. Analiz için metin katmanlı PDF ya da DOCX yükleyin.

3

Analiz Hattı

Çalışmaya en az bir sözleşme yüklendikten sonra Analizi Başlat'a basın. Durum çubuğu adımları izler; sayfa her 5 saniyede bir kendini yeniler — el ile yenilemeniz gerekmez.

Sırada
→
Belge ayrıştırma
→
Bilgi çıkarma
→
Hukuki analiz
→
Fiyat kontrolü
→
Hazır

Her adımda ne olur?

1 · Ayrıştırma:Belge metne çevrilir — DOCX paragraf ve tablo hücreleriyle, PDF sayfa işaretçileriyle.
2 · Bilgi çıkarma:Taraflar ve roller, tarihler, ödeme koşulları (KDV, vade, IBAN), yetkili imzalar, bütçe kalemleri ve 17 türde madde envanteri çıkarılır.
3 · Hukuki analiz:Kurum playbook'u — aktif kurallar, kırmızı çizgiler ve RED listesi — her maddeyi değerlendirir: uygun / riskli / eksik.
4 · Fiyat kontrolü:Bütçe kalemleri aktif KSHFT tarifesiyle eşleştirilir; sapma >%5 olan kalemler bulgu olur.

Bulgu kartları

Sonuçlar önem derecesine göre renkli kartlar hâlinde listelenir. Önem renkleri:

Kritik Yüksek Orta Düşük

Her bulgu kartında:

Gerekçe — neden riskli/eksik olduğu,
ÖNERİLEN METİN kutusu — doğrudan karşı tarafa gönderilebilecek, gönderilmeye hazır Türkçe madde metni,
Mevzuat atfı — dayanak kanun/yönetmelik maddesi,
Kabul / Yoksay düğmeleri — bulguyu benimser ya da değerlendirme dışı bırakırsınız.

Önerilen metin — örnek

“Taraflar arasından doğacak uyuşmazlıklarda Türk mahkemeleri yegâne yetkili mahkeme olup Türk hukuku uygulanır.”

Self-Audit kapısı — 7 kontrol

Denetim raporu üretilmeden önce kapı, sözleşmenin kurum kurallarıyla tutarlılığını otomatik denetler:

1KDV oranı doğruluğu
2IBAN geçerliliği
3Yetkili imza bilgisi
4Sözleşme–protokol süre uyumu
5Bütçe–KST eşleşmesi
6Çarpan tutarlılığı
7İcmal–fatura–bütçe eşleşmesi

Rapor üretimi engelli: kırmızı (başarısız) kontrol varken PDF denetim raporu üretilemez — düğme kilitli kalır. Excel bütçe ve DOCX sözleşme taslağı etkilenmez. Kırmızı kontrolleri giderdiğinizde kapı geçilir.

Fiyat sapmaları

Etiket	Anlamı
Uyumlu	Sözleşme tutarı, beklenen tutarın ±%5 bandında.
Fazla fiyatlı	Sözleşmedeki tutar beklenenin (tarife × çarpan × adet + KDV) üzerinde.
Eksik fiyatlı	Sözleşmedeki tutar beklenenin altında.
Sözleşmede yok	Tarifede karşılığı varken sözleşmede bulunmayan kalem.
Tarifede yok	Aktif KSHFT tarifesinde karşılığı bulunamayan kalem.

Sapma oranı %5'i aşan her kalem otomatik olarak fiyat bulgusu üretir.

🔒 gizlilik rozeti: bu rozeti gördüğünüz yanıt/analiz dış yapay zekâ çağrısıyla üretildi ve Gizlilik Kalkanı tüm giden içeriği [KURUM_1], [IBAN_1] gibi tokenlarla maskeledi — kurum adı, kişi ve hesap bilgileri dışarı çıkmaz.

4

Bütçe

Bütçe sayfası, kurum tarifesi (aktif KSHFT Ek-2) üzerinden çalışan bir kurucudur: tek çarpan kutusu, canlı tarife araması ve manuel kalem girişi.

Tek çarpan kutusu

Sayfanın sağ üstündeki tek çarpan alanı. “Uygula” dediğinizde tüm satırlar tek seferde yeniden hesaplanır — satır satı çarpan girmenize gerek yoktur.

Canlı tarife araması

Yazdıkça tarife kalemleri listelenir; seçtiğiniz kalem satıra kodu ve birim fiyatıyla gelir. Manuel kalem de ekleyebilirsiniz (tarifede olmayan özel kalemler için).

Eşleşme durumu etiketleri

Her satır, tarifeyle nasıl eşleştiğini gösteren bir etiket taşır:

Etiket	Eşleşme yöntemi
Kod	1. kademe — tarife kodu birebir eşleşti (örn. MR103050).
İsim	2. kademe — normalize edilmiş isim birebir eşleşti (İ/ı duyarsız).
Arama	3. kademe — yazım hatasına dayanıklı arama + kapsama ve kısaltma kuralları (örn. “Toraks BT” → “BT, Toraks”).
AI	4. kademe — adaylar arasından yapay zekâ seçimi (güven eşiği 0,70; anahtar yapılandırılmamışsa atlanır).
Manuel	Satırı siz tarife aramasından elle eşleştirdiniz.
Eşleşmedi	Tarifeyle eşleşmeyen satır — kırmızı etiketle manuel eşleştirme kuyruğunda kalır.

Şemadan Bütçe Oluştur (SoA)

1Ziyaret Şeması'nı (SoA) xlsx olarak yükleyin — sistem başlık/ziyaret/kod-ad sütunlarını ve adet işaretlerini kendisi algılar.
2Çalışma sayfasında “Şemadan Bütçe Oluştur” düğmesine basın: her işlem satırı tarifeyle eşleştirilir ve tam bütçe hasta × ziyaret bazlı hesaplanır — birim = tarife × çarpan × (hasta başına adet × hasta sayısı) + KDV.
3Eşleşmeyen kalemler kırmızı “Eşleşmedi” etiketiyle kuyrukta listelenir; tarife aramasından doğru kalemi seçerek eşleştirin.

Excel çıktısı: Bütçe Excel Üret düğmesi kod, kalem, tarife, çarpan, adet, net, KDV, brüt, sapma ve eşleşme sütunlarıyla toplamlı bir çalışma kitabı üretir. Aktif tarifede 8.046 KSHFT Ek-2 kalemi bulunur.

5

Müzakere Takibi

Sözleşme her geldiğinde ya da gittiğinde yeni bir tur yükleyin (yön + karşı taraf + kapak notu). Sistem otomatik v1, v2, v3… numaralandırır; çalışma sayfasındaki zaman çizelgesi tüm turları “+N/-N/~N madde” özetleriyle gösterir.

Kelime bazlı farklar

Analiz hazır olunca farklar otomatik hesaplanır (“Farkı Yeniden Hesapla” ile el ile de tetiklenebilir). Yeni/kaldırılan/değişen madde bloklarında:

silinen kelimeler kırmızı ve üstü-çizili,
eklenen kelimeler yeşil ve altı-çizili gösterilir, madde başına % değişim verilir.

Fark görünümü — örnek

“Sponsor, faturanın ibrazından itibaren 1545 gün içinde ödeme yapar.” — yalnızca değişen kelimeler vurgulanır.

Tur notları

Her tura üç tipte not düşebilirsiniz: Not Karar Soru — ör. “15 gün kabul edilmez — 45'te ısrar”. Müzakere kararları kaybolmaz.

Emsal Ara paneli

Fark kartlarındaki “Bu maddeyi ara” düğmesi metni Emsal Ara paneline taşır (isterseniz metni elle de girebilirsiniz). Panel, yalnızca kendi kurumunuzun arşivinden benzer maddeleri getirir: her sonuçta emsal madde metni, o turun farkı ve verilen kararlar birlikte görünür. Kesitler Gizlilik Kalkanı tarafından maskelenerek gösterilir.

Redline Olarak Dışa Aktar (DOCX)

Revizyon sayfasındaki bu düğme, turun kelime bazlı redline'ını bir Word belgesi olarak üretir: silinenler üstü-çizili kırmızı, eklenenler altı-çizili yeşil + denetim notları. Katkı rolü (Sahip / Hukuk Danışmanı / Finans) ve hesaplanmış farklar gerekir.

Append-only iz: tur kayıtları ve farklar sonradan değiştirilemez; her olay denetim günlüğüne yazılır. Bu, müzakere geçmişinin hukuki iz bütünlüğünü korur.

6

Ödeme Takibi

Çalışma sayfasından Ödeme Takibi'ne girin: dönemsel icmal ve fatura kayıtlarını tutun, ödemeleri izleyin, gecikmeleri kovalara göre görün.

Fatura / icmal kaydı

Alan	Açıklama
Dönem	Ay bazlı dönem, YYYY-MM biçiminde (örn. 2026-07).
İcmal referansı	Dönemsel hizmet özetinin (icmal) referansı.
Fatura No · Fatura Tarihi · Vade	Fatura kimliği ve ödeme takvimi; vade geçmesi gecikme hesabına girer.
KDV Oranı (%)	Sözleşmedeki orandan farklı girilirse uyarı bandında görünür.
Net tutar	Net'i girin; KDV ve brüt otomatik hesaplanır.
IBAN	Ödeme hesabı; sözleşmedeki IBAN ile karşılaştırılır.

Durum akışı

Taslak
→
Gönderildi
→
Ödendi

Fatura iptal edilirse İptal durumuna alınır. Kısmi ödeme için fatura satırından ödeme girişi yapın (tutar + tarih + not); kalan bakiye ve gecikme günü otomatik güncellenir.

Toplam Brüt

Kayıtlı tüm faturaların brüt toplamı.

Tahsil Edilen

Girilen (kısmi dâhil) ödemelerin toplamı.

Bekleyen Bakiye

Brüt eksi tahsil edilen.

Geciken

Vadesi geçmiş fatura sayısı ve tutarı.

Yaşlandırma kovaları

Vadesi geçen bakiyeler gecikme gününe göre dörde ayrılır: 0-30 31-60 61-90 90+ gün — her kovada adet ve tutar görünür.

Ödeme Zinciri Uyarıları bandı

Çalışma sayfasının üstünde, anomali sayısıyla birlikte turuncu/amber renkte görünür; self-audit kartında da anomali sayacı vardır. Bandın denetlediği 8 kural:

Tekrarlayan dönem: aynı dönemde ikinci fatura/icmal kaydı.
Fatura KDV tutarsızlığı: faturanın KDV'si sözleşmedeki orandan farklı.
Sözleşme dışı fatura tarihi: fatura tarihi sözleşme süresinin dışında.
Fatura IBAN tutarsızlığı: faturadaki IBAN sözleşmedekinden farklı.
Tekrarlayan kalem: aynı dönemde tekrarlayan bütçe kalemi.
Bütçe dışı kalem: tarifede karşılığı bulunmayan kalem.
KDV tutarsızlığı: satır bazlı KDV hesabı tutarsız.
IBAN değişikliği: sözleşme turları arasında IBAN değişmiş.

Bu kurallar uyarı niteliğindedir: rapor üretimini engellemezler. Yalnızca self-audit kapısındaki kırmızı kontroller denetim raporunu kilitler (bkz. Bölüm 3).

7

Danışmanlık Sohbeti

Çalışma sayfasındaki Danışmanlık düğmesinden: yetki/uygulanacak hukuk, madde yorumu, fiyat/tarife ve kurum politikası sorularını yazın. Her yanıt atıflı gelir:

Sözleşme Maddesi Kurum Kuralı Mevzuat Tarife Kalemi

Rozete tıklayıp kaynağı doğrulayın — yanıt hangi maddeye, kurala ya da tarife kalemine dayandıysa görünür ve kontrol edilebilir.

Hukuk bilgi tabanı — 36 girdi

Türk hukuku (TBK, TTK, KVKK, VUK/Damga), TİTCK yönetmelikleri, ICH-GCP E6, FDA (21 CFR 50/56/312-54, Form 1572), ticari pratik (CTA madde envanteri, DSS icmal, MTA) ve kamu hastanesi işleyişi (2023 çatı yönetmeliği, GOKA, KSHFT EK-1 10 kat kuralı, döner sermaye rejimleri, ihale muafiyeti, KDV).

Kurum kuralları — 13 kural

Kurumunuza özel kırmızı çizgiler, RED listesi ve #13 AI Kullanım Beyanı. Kurum kuralı eşleşirse ilk atıf öncelikli olarak onu gösterir.

KB-yedek yanıt: yapay zekâ sağlayıcısı yapılandırılmamış olsa bile sohbet kırılmaz — sorunuz, ilgili kurum kuralı ve mevzuat parçaları atıflarıyla listelenerek yanıtlanır.

Yasal uyarı: sohbet yanıtları hukuki tavsiye değildir. Kritik kararlarda avukat onayı almanız önerilir.

8

Ayarlar ve Ekip

Ayarlar sayfası (kenar çubuğu → Ayarlar) gizlilik, sözlük ve ekip yönetimini toplar.

Gizlilik Kalkanı — maskeleme anahtarı

Varsayılan olarak açıktır: dış yapay zekâ çağrılarına giden tüm içerik maskelenir. Anahtarı kapattığınızda ekranda kırmızı uyarı görünür ve kapatma denetim günlüğüne kaydedilir. Kurumunuz KVKK yükümlülükleri için açık bırakmanız önerilir.

Hassas Sözlük

Düzenli ifade kalıplarıyla yakalanamayan kurum, kişi ya da hesap adlarını buraya ekleyin; girdileriniz maskeleme sözlüğüne dahil olur.

Ekip ve roller

Kayıtlı e-posta ile üye ekleyin, rol atayın (Sahip / Hukuk Danışmanı / Finans / Görüntüleyici), değiştirin ya da çıkarın. Bkz. Bölüm 1 rol tablosu.

Çok-kiracılı çalışma alanı

Birden fazla kurum (kiracı) alanınız varsa kenar çubuğundaki kurum seçiciyle aralarında geçiş yapabilirsiniz. Her kiracının verisi ayrıdır.

9

SSS ve Sözlük

Sık sorulan sorular

Taranmış (görüntü) PDF yükledim, ne olur?

Belge “OCR Gerekli” durumuyla işaretlenir; sistem taranmış görüntüden metin çıkaramaz ve o belgeyle analiz başlatılamaz. Analiz için metin katmanlı PDF ya da DOCX yükleyin.

Tarife çarpanını nereden değiştiririm?

Bütçe sayfasının sağ üstündeki tek çarpan kutusundan. “Uygula” dediğinizde tüm satırlar tek seferde yeniden hesaplanır — satır satı değiştirmeye gerek yoktur.

Self-audit geçilmezse ne olur?

Denetim raporu (PDF) üretilemez; düğme kilitli kalır ve “rapor üretimi engelli” davranışı uygulanır. Excel bütçe ve DOCX sözleşme taslağı ise üretilebilir. Kırmızı kontrolleri giderdiğinizde kapı geçilir.

Redline'ı kim üretebilir?

Katkı rolündeki üyeler: Sahip, Hukuk Danışmanı ve Finans. Görüntüleyici yalnızca okur. Ayrıca turun farklarının hesaplanmış olması gerekir.

Kurum kurallarını kim değiştirir?

Kurum kuralları (13 kural) kurumunuza özel uygulanır ve yönetim panelinden (/admin, yalnızca platform yöneticileri) düzenlenir. Ekip ve ayar yönetimi ise Sahip rolündedir.

Verilerim yapay zekâya gidiyor mu?

Analiz ve sohbet dış bir AI sağlayıcısı kullanıyorsa, giden tüm içerik Gizlilik Kalkanı ile maskelenir ([KURUM_1], [IBAN_1] tokenları), şifreli kasada korunur ve sızıntı taramasından geçer — 🔒 rozeti bu anlamı taşır. AI sağlayıcısı yapılandırılmamışsa dış çağrı yapılmaz: sohbet KB-yedek yanıtla çalışır, fiyat kontrolünde AI eşleştirme kademesi atlanır.

Ödeme Zinciri uyarısı rapor üretimini engeller mi?

Hayır. Uyarılar bilgi ve dikkat çekme amaçlıdır. Rapor üretimini yalnızca self-audit kapısındaki kırmızı (başarısız) kontroller engeller.

Sözlük

Terim	Anlamı
KSHFT	Kamu Sağlık Hizmetleri Fiyat Tarifesi — Ek-2 işlem listesi; birim fiyatların resmî kaynağı (aktif tarifede 8.046 kalem).
SoA	Schedule of Activities (Ziyaret Şeması) — hasta başına ziyaretlerde yapılan işlemleri listeleyen xlsx; otomatik bütçenin girdisi.
İcmal	Dönemsel ödeme özeti — hizmet kalemlerinin dönem bazında toplamı; fatura bu özetin karşılığıdır.
Redline	Sözleşme farkının görsel işaretli hâli: silinenler üstü-çizili kırmızı, eklenenler altı-çizili yeşil.
Döner sermaye	Üniversite hastanelerinde klinik araştırma gelirlerinin izlendiği bütçe dışı özel hesap.
Append-only	Yalnız ekleme izinli kayıt: tur kayıtları ve farklar sonradan değiştirilemez — hukuki iz bütünlüğü sağlar.
Self-audit	Denetim raporu üretilmeden önceki 7 kontrolük otomatik kapı (KDV, IBAN, imza, süre, bütçe–KST, çarpan, icmal–fatura–bütçe).
Gizlilik Kalkanı	KVKK odaklı koruma katmanı: maskeleme, şifreli kasa (AES-256-GCM) ve sızıntı bloklama.